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2015/11/19

システム変更で運用って変えますか/Den-O

 昔は独自のシステムを開発することが当たり前で、独自性を売りにして業務にも活かしていました。最近では独自のシステムを開発するのではなくパッケージを導入してパッケージに自社の運用を合わせていく考え方が多くなりました。これには2つの要因が考えられます。

型抜き

 ひとつは費用です。独自システムを開発依頼すると時間も費用も掛かります。パッケージ導入の数倍というのが一般的でしょう。景気が伸び悩む日本経済においてシステム開発に巨額な投資をするような余裕はない。ということだと思います。

 もうひとつは人材不足。独自のシステムを維持、保守していける人材が居ないのだと思います。「いやいやそんなことはない。昔は業務用のパッケージが無かったから作ったのであって最近はいろんな業務パッケージがあるから採用したいんだよ。」なんて声も聴こえてきますよね。「業務を考えたシステムが多いだろうから採用されているシステムに業務を合わせることで、うちの業務ももっと効率的になるんじゃないか」なんてことも聞いたりします。ではパッケージシステムを導入してシステムに業務運用って合わせられるものなのでしょうか?

 僕自身は【無理】なんだと思っています。これはシステム導入側の問題なのですが、業務運用を変える(改善する)のであればそれなりの人材教育と部署間の調整が必要になります。場合によっては外部取引先にも影響することかもしれません。それは現場担当者だけで進められるような簡単な話ではなく企業として取り組まなければならない事案なのです。システム導入します。パッケージで決定しました。じゃああとはシステム部でよろしく。なんていう会社は絶対に改善出来ません。システム部がそこまで運用に口を出せるわけもなく。現場からは「やりにくいから前と同じようにできるようにしろ」と言われて終わりです。現場だって今のやり方が良いとは思っていないかもしれません。でも一つやり方が変わると関連するものが中途半端になってしまい手間が増えてしまうのです。改善どころか負担増になるわけです。それを変えることでどこまで影響するのか。いま作業していることは前後にどのような部署への影響があるのか。パッケージ導入でそこまで考えているのでしょうか?パッケージシステムは業務表面上の機能は網羅しているかもしれません。でもバックヤードで作業する人が必要としている情報をすべて提供してくれるわけではありません。パッケージ導入している企業がみんな同じ運用ができるわけではないのです。

 いままで使っていた帳票が出ない。似通った帳票はあるけどいままでと同じものが必要。と現場からは必ず言われます。ではなぜその帳票が必要なのでしょうか?だれがそれを必要としているのでしょうか?「いままで出してるから」「それを保管してるから」そんな理由で帳票が必要と言っていませんか?システム導入を考える前に、いまある情報はだれが必要としているものなのか。なぜ必要なのか。その帳票のどの情報が必要なのか?を社内で整理してからシステム導入を考えるべきだと思います。「このシステムは使えない」と言う前に自分たちの必要としているものが何かを明確にすることで実は運用も変えることができるのです。

クッキー

 システム導入で運用変えるなんて考えないで下さい。運用を変えるためにシステム導入なんて考えないで下さい。まず自分たちが本当に必要としているものが何か?を理解し、なぜ現場がそれを必要としているのかを真摯に聴くことから始めて下さい。継続した業務は悪癖を増やすことが多いです。常に明日を考え自分たちの業務を見直すことをお薦めします。